Description
- Les objectifs de l’Assistant Administratif et Financier sont :
- Contribuer au bon fonctionnement du Secrétariat Permanent en organisant les taches de secrétariat internes à l’institution, le travail administratif, la comptabilité, la gestion du personnel et les soutiens logistiques internes ;
- Renforcer les capacités d’intervention du Secrétariat Permanent en lui apportant une expertise utile au soutien des activités du CMG dans les domaines du secrétariat, de l’administration générale, des finances, des ressources humaines et de la logistique.
Responsibilities
Taches et responsabilites de secretariat
Sous la supervision de l’Administrateur Permanent, l’Assistant Administratif et Financier accomplit les taches suivantes :
- Accueillir, renseigner et orienter visiteurs et invités qui se présentent au Secrétariat Permanent ;
- Répondre aux appels téléphoniques reçus au Secrétariat Permanent, prendre des messages ou diriger les appels vers les membres appropriés du personnel ;
- Tenir l’agenda de l’Administrateur Permanent et planifier ses rendez-vous, les réunions et d’autres évènements professionnels auxquels il prend part ;
- Aider l’Administrateur Permanent à assurer la logistique des réunions, ateliers, visites et autres manifestations du Comité Mixte;
- Assister aux réunions sur requête du superviseur, prendre notes et préparer les procès-verbaux ou le relevé des conclusions;
- Apprêter la documentation de base, la salle et la logistique de la réunion (dossier de l’ordre du jour, rafraichissements, pause-café, repas des participants, fournitures de bureau, appareils de projection, de sonorisation ou d’interprétation, etc.) ;
- Trier, examiner, enregistrer et distribuer le courrier entrant et sortant aux destinataires appropriés ;
- Rédiger et soumettre à la signature de l’Administrateur Permanent les projets de réponse qu’il sollicite ;
- Classer et conserver le courrier et les documents traités en veillant à sécuriser les informations sur les sauvegardes ;
- Examiner les correspondances sortantes pour en vérifier la rédaction, l’exactitude et l’exhaustivité et s’assurer que les documents appropriés sont joints ;
- Préparer et soumettre à l’Administrateur Permanent des mémos, des notes de service ou des rapports pour distribution interne ou externe ;
- Effectuer des réservations de voyage et d’hôtel pour les missions et préparer, éventuellement des rapports de dépenses de voyage ;
- Constituer et entretenir des systèmes de classement électroniques et sur papier;
- Accomplir toutes autres tâches de secrétariat requises par le superviseur comme nécessaires au bon fonctionnement du Secrétariat Permanent ou au soutien des activités du CMG.
Taches et responsabilites Administratives
- Aider le superviseur dans la gestion des ressources humaines du Secrétariat Permanent et tenir à jour les dossiers du personnel.
- Traiter mensuellement les Salaires et avantages du personnel.
- Tenir à jour l’inventaire du matériel et le stock de fournitures.
- Gérer les approvisionnements et les prestations de services.
- Contrôler régulièrement le niveau des consommations pour planifier les commandes nécessaires;
- Accomplir toutes autres tâches administratives requises par le superviseur comme nécessaires au bon fonctionnement du Secrétariat Permanent ou au soutien aux activités du CMG.
Taches et responsabilites Financieres
- Aider le superviseur à élaborer un plan de travail, formuler les besoins en ressources et préparer le budget annuel ;
- Suivre la mise en œuvre du budget et aider à la préparation des rapports d’exécution ;
- Assurer la garde des chéquiers des comptes bancaires et vérifier tous les paiements bancaires pour s’assurer que les pièces justificatives qui les accompagnent sont complètes et exactes;
- Réconcilier, au plus tard chaque fin du mois, les comptes bancaires avec les relevés bancaires, les comptes de caisse avec les décomptes de caisse pour s’assurer que les soldes sont corrects ;
- Tenir la caisse de menues dépenses ;
- S’assurer que les décomptes de caisse sont effectués tous les jours et que les rapports sont classés correctement et vérifiés pour faciliter les contrôles inopinés;
- Tenir et mettre à jour les registres financiers;
- Tenir à jour les dossiers des fournisseurs et des prestataires de service;
- Rédiger et soumettre à la signature du superviseur tous projets de correspondance relatives aux questions financières et d’administration;
- Préparer les rapports financiers et la certification des comptes;
- Donner avis et conseil au superviseur sur les dispositions à prendre afin de garantir une gestion financière saine ;
- Préparer les états financiers et les dossiers d’audit ; prendre les mesures qui s’imposent en réponse aux recommandations d’audits ;
- Effectuer toutes autres tâches financière requises par le superviseur comme étant nécessaires au bon fonctionnement du Secrétariat Permanent ou pour le soutien aux activités du Comité Mixte et de ses Sous-Comités.
Qualifications
- Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en Comptabilité, en Gestion des Entreprises, en Secrétariat de Direction ou formation équivalente ;
- Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans la profession de Secrétaire de Direction, dans des services financiers, budgétaires, comptables ou administratifs, ou dans un domaine apparenté.
Experience
Expertise technique
- Etre familiarisé avec les procédures générales de bureau, maitriser les logiciels usuels de traitement de texte (Ms Office) et avoir une bonne capacité d’utilisation du matériel de bureautique (téléphone, photocopieurs, scanners, etc.).
- Bonne connaissance des règles de gestion financière.
- Bonne aptitude à recenser, à extraire, à interpréter, à analyser, et à arranger des informations relatives aux diverses opérations budgétaires, financières et de trésorerie.
- Avoir l’aptitude à identifier et à résoudre le manque de cohérence entre les données et les problèmes opérationnels;
- Avoir d’excellentes compétences en informatique (Microsoft Office, Internet Explorer) et sur des logiciels de comptabilité.
Autres aptitudes souhaitees
- Préserver la confidentialité des données personnelles et de toutes informations sensibles reçues à l’occasion du service.
- Avoir de bonnes compétences en planification et organisation.
- Avoir une bonne communication et de bonnes aptitudes à la négociation.
- Etre persévérant face aux difficultés et garder son calme dans les situations de stress ;
- Etre courtois et serviable ;
- Avoir une bonne probité morale.
Contacts
Si vous êtes intéressé par ce poste, veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation (pas plus de 2 pages) sous la rubrique «Assistant administratif et financier – JBP» à «fraf.tfp2@gmail.com». Lors de l’envoi de votre candidature, veuillez vous assurer d’indiquer votre «nationalité» et votre «sexe». Veuillez inclure votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.